E-Mail-Archivierung Pflicht

Sehr geehrte BCS Kunden,

dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht ist, wissen Sie sicherlich bereits. Nein?

Gerne können Sie uns auf das Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung ansprechen.

Seit dem 01.01.2017 sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungen, Angebote usw.) zu archivieren. Das betrifft auch E-Mails, denn sie gelten wie Papierdokumente als Geschäftsdokumente und sind somit zwingend Archivierungspflichtig.
Eine mangelhafte oder fehlende Archivierung – und dies gilt auch für E-Mails – ist grundsätzlich mit einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht gleichzusetzen.

Diese kann als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Steuerhinterziehung geahndet werden. Strafbares Handeln kann nach Paragraph 283 StGB mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe bestraft werden.

Die von Ihren Mitarbeitern verschickten E-Mails inklusive der Anhänge gelten laut HGB in der Regel als Handelsbriefe. Daher müssen sie für einen gewissen Zeitraum (meist zwischen sechs und zehn Jahren) archiviert werden. Entscheidend ist dabei, dass E-Mails unverändert im Archiv landen. Eingehende E-Mails sollten also automatisch gespeichert werden, bevor einzelne Nutzer sie lesen.

Unsere E-Mail Archivierung ist die ideale Lösung für alle die Ihre geschäftliche Korrespondenz DSGVO- und Revision konform (nach GoBD) sichern möchten.
Aber auch für alle deren Private Postfächer viele wichtige E-Mails enthalten.

Fragen Sie nach den Möglichkeiten, die wir Ihnen bieten. Die BCS GmbH speichert und protokolliert ihre elektronischen Daten lückenlos, manipulationssicher und originalgetreu auf der eigenen Cloud.

P.S.:
GoBD 119 & 121

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten ab dem 01. Januar 2017 als Pflicht. Diese Grundsätze regeln die Form, Aufbewahrungsfrist und Funktion der zu archivierenden E-Mails.

HGB § 238

Zusätzlich geben die im § 238 HGB festgelegten Regeln zur Buchführungspflicht eine Definition der zu archivierenden Dokumente, eine Eingrenzung der von der Archivierungspflicht betroffenen Personen und Institutionen und die Art und Weise der Archivierung vor.

HGB § 257 & AO § 147

Weitere Grundsätze zur Aufbewahrung und den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen liefern die Gesetze aus § 257 HGB und § 147 AO. Diese Paragraphen beinhalten Informationen zu den zu archivierenden Dokumenten, den möglichen Medien, die zur Speicherung von Dokumenten herangezogen werden können und der Dauer der Aufbewahrungsfrist.